Imagine o seguinte cenário: acaba o pó do café na sua empresa; a copeira vai ao mercadinho da esquina e compra um quilo de pó de café. No máximo, você fica sem café um ou dois dias, porque o pó tem que entrar na lista de compras da semana. Se a empresa for grande, talvez, você fique um tempo maior sem café. E, mesmo assim, o responsável pela compra do café, vivendo essa situação da falta de pó de café, não vai deixar isso acontecer novamente.
Agora você está em outro cenário: está trabalhando na Prefeitura de Itajobi, interior de São Paulo, na Secretaria de Comunicação. O pó do café acaba. Não há “caixinha” para a copeira comprar o pó de café. Você faz uma requisição para a compra do pó de café e justifica o porquê você quer fazer essa aquisição. “Estamos sem café” não basta. Você precisa dizer que café, há séculos, é servido nas empresas do Brasil e que, portanto, trata-se de uma tradição. Além disso, o café, composto pelos agentes x, y e z, mantém os funcionários acordados e, então, aumenta o rendimento daquela instituição. E você anexa uma pesquisa da Universidade de Massachusetts, que comprova o que está sendo dito. Então, você protocola o pedido. O setor de protocolo encaminha para o setor de compras, que diz que a página 5 do seu pedido está errada: tem uma linha onde não deveria ter. O setor de compras te devolve o processo por meio de protocolo. Você arruma a página 5 e devolve para o setor de compras. O setor de compras determina a forma que esse pó de café será comprado, desenvolve o edital e encaminha o processo para a Controladoria. A Controladoria diz que você juntou apenas dois orçamentos para fazer uma média e não três, como é recomendado pelo Tribunal de Contas daquele Estado. Controladoria -> Setor de Compras -> Comunicação. Você arruma um terceiro orçamento. Comunicação -> Setor de Compras -> Controladoria -> Procuradoria. A Procuradoria diz que essa sua requisição pode ser interpretada como uma necessidade pessoal, afinal, são as pessoas que precisam do café e não a Prefeitura. Procuradoria -> Setor de Compras -> Comunicação. Quando o processo volta, depois de três semanas, você já desistiu, fez uma vaquinha e comprou o pó de café. E, ninguém, no meio do procedimento, se preocupou em fazer um planejamento para não faltar mais pó de café.
Claro, o exemplo é exagerado, mas explica a diferença no dia a dia de uma empresa privada e de uma instituição pública.
O gestor público justifica a burocracia do processo com o argumento de controle, afinal, estão lidando com o dinheiro público e ele precisa ser muito bem fiscalizado.
No entanto, essa complicação toda, que muitas vezes vai além da burocracia prevista em lei, cria, também, uma justificativa para burlar essa lei. Afinal, se a gaze acaba e a Diretora do Hospital precisa da gaze, vai pedir que a empresa X entregue gaze no hospital ainda hoje. Como ela só pode fazer essa contratação por licitação e isso vai demorar pelo menos cinco dias (salvo alguns casos), ela burlo o processo, faz o pedido da gaze, recebe o produto e abre um processo de compra dessa gaze de modo a favorecer a empresa que já a entregou.
Juristas e administradores públicos teriam que discutir o assunto durante décadas para conseguir chegar a alguma possibilidade de mudança e a implementação dessas mudanças levaria mais algumas décadas. Isso tudo considerando que todos os envolvidos nos processos estivessem pensando apenas no bem comum e agissem unicamente por vias oficiais.