Aí que você decidiu entrar em uma licitação pública para contratação de agência de propaganda na prefeitura da sua cidade e eles te informam que você deve pegar o edital. Então, você vai até a prefeitura. Deixa uma resma de papel ou um cartucho da impressora e eles te dão o bendito. Se a prefeitura for mais moderna, eles instruem você a baixar o tal pelo site do órgão, mas não sem antes preencher, no mínimo, o CNPJ da sua agência.
Edital em mãos. Você olha aquelas oitentas páginas e pensa “vou deixar aqui na minha gaveta e quando eu tiver mais tempo eu leio”. Primeiro erro!
O edital para uma concorrência é publicado, pelo menos, 45 dias antes do primeiro certame (quando você vai entregar impreterivelmente os quatro envelopes com diversas propostas dentro). Para uma tomada de preços serão, pelo menos, 30 dias. Se você nunca fez isso ou fez isso poucas vezes, precisa pegar o edital o mais rápido possível, porque você vai demorar, em média, 30 dias para fazer tudo bem feito.
Assim que pegar o edital você precisa lê-lo, com atenção especial para quatro pontos: modalidade (concorrência pública, tomada de preço ou carta convite – bem menos utilizada e praticamente ignorada nesta explicação), tipo (melhor técnica ou técnica e preço), valor do contrato e data do primeiro certame.
São com essas informações que você vai decidir se leva adiante a sua participação naquela licitação. Por exemplo, você pode decidir que o valor do contrato é muito pequeno e que não vale a pena fazer este investimento. Ou então, pode perceber que não existe mais tempo para entrar naquela concorrência, pois faltam apenas três dias para o primeiro certame.
Bom, você decide ir adiante. Depois de checar se a licitação é boa pra você, você precisa checar se você é bom pra ela.
Faça uma nova leitura, agora, se atentando para os documentos necessários. E isso é primordial que seja feito com antecedência, pois você pode não ter algum documento que leve semanas para “ficar pronto”. Tem algum faltando e quer mesmo entrar nessa licitação? Providencie o documento imediatamente. Você não vai precisa-lo para o primeiro certame, mas quando os documentos forem solicitados (essa data não está previamente marcada) você vai querer ter tudo.
Bom, você já leu o edital duas vezes, verificou os pontos cruciais e agora vai começar a preparar as propostas. Segundo erro!
Você, na verdade, vai ler o edital mais uma vez. E outra. E outra. E mais uma. E mais quantas forem necessárias para ficar sem nenhuma dúvida. Teve dúvida? Questione a Comissão de Licitação. Como você vai fazer isso? Está no edital.
“Helena, são oitentas páginas. Eu tô cansado de ler toda hora a mesma coisa e já sei o que tenho que fazer. Cinco dias antes eu começo a montar tudo.” Terceiro erro!
Faça um cronograma de trás pra frente. Você vai perceber que tem proposta que precisa ser iniciada imediatamente.
“Tá bom, já fiz tudo isso aí que você mandou [chata], agora eu não preciso ler o edital todo de novo… tenho relido trechos e voltado a ele somente quando acho necessário”. Quarto erro!
Você vai fazer isso e está correto, mas não é suficiente. Por volta de cinco dias antes do primeiro certame, você vai querer ler tudo de novo nos mínimos detalhes pra checar se não ficou faltando nada. E um dia antes você vai querer fazer isso de novo.
Tá bom… você não vai querer fazer isso, mas você vai precisar fazer isso.
Eu, particularmente, gosto de colocar um clips daquele grosso no edital, para poder manusear as páginas. Tem gente que prefere encadernar… a verdade é que todo mundo costuma imprimir e rabiscar ele todinho.
Claro que esse é um “método” que funciona pra mim. Você faz de outro jeito? Conta pra mim como?